兰州市公共资源交易中心  电子交易档案管理暂行办法

第 一 条 为进一步规范兰州市公共资源交易平台运行，提升 公共资源交易电子档案归档保存水平，切实维护国家利益、社会 公共利益和交易当事人的合法权益，根据《中华人民共和国招标 投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国电子 签名法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《中华人民共 和国政府采购法实施条例》《电子招标投标办法》《电子认证服 务管理办法》等法律法规规定，结合兰州市公共资源交易中心(以

下简称中心)实际，制定本办法。

第二条 在中心进场交易的工程建设招标投标项目、政府采

购项目，其交易活动全过程产生的电子档案管理适用本办法。

第三条 本办法所称公共资源交易平台交易电子档案(以下

简称电子档案),是指在公共资源交易平台进行的交易活动中产

生的符合国家法律法规规定的原件形式，采用国家标准的电子文

件保存格式存储、按照一定顺序编排、内容完整准确，能够记录

交易各环节真实情况，具有凭证、查考和保存价值的电子文件及

其元数据。

电子文件，是指在公共资源交易活动中，通过计算机等电子 设备形成的文字、图表、图像、音频、视频等信息，以数据电文 形式存储于磁盘、网盘等载体，依赖计算机系统等电子设备阅读、 处理、存取并可在通信网络上传输的，不涉及国家安全、国家秘

密的文件。

元数据，是指描述电子文件的背景、内容、结构及其管理过 程的数据，可有效反映电子文件的质量、状况和其他特征，保障 电子文件的证据特性，便于对电子文件进行理解、管理、交换和

利用。

第四条  电子档案除法律法规规定不适用的情形外，与对应 的纸质档案具有同等效力。不能通过数据共享等方式在线归集的

纸质交易档案，应当扫描后形成数字副本进行归档。

第五条  电子档案管理工作应当遵循全程管理、标准规范、 便于利用和安全保密的基本原则，维护档案的真实、完整、可用

与安全。

第六条  公共资源服务系统与接入的各类公共资源交易系 统保持数据交互，实时汇集各类公共资源交易系统服务交易活动

过程中产生的各类电子文件和元数据。

相关信息系统服务机构，应及时处理因系统运行、数据传输

交换等技术故障导致的各类技术问题。服务机构包括但不限于软

件开发商、系统维护商、网络传输服务商、网络安全服务商、设

备服务商等。

第七条  电子档案管理系统在交易活动中，以项目为单位， 按照“一项一档”要求，在线收集归档公共资源服务系统中汇集 的各类公共资源交易系统产生的电子文件及数据资料，并在项目

中标(成交)通知书发出后自动生成电子档案。

第 八 条 电子档案管理系统应当具备但不限于以下功能：

(一)系统运行应安全可靠，可采取电子签名、数字加密和  安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问、修 改与删除。应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应 数据库，并具备容灾备份功能。不能直接使用交易系统的数据库，

以免业务系统数据变更导致电子档案发生变化。

(二)系统应支持在线和离线的批量接收与处理，对电子档 案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能；支持电子 档案数量清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一

标识。

(三)系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能， 对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统

响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。

(四)系统应支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。应具 备电子档案销毁管理功能，对实施销毁处理的电子档案进行彻底

销毁。

(五)系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，可按 照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。 对一定期限内的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关

键业务过程工作情况进行统计。

第九条 电子档案包括但不限于以下内容：

(一)项目交易受理文件及数据资料；

(二)资格预审公告、招标公告、投标邀请书及数据资料；

(三)资格预审文件、招标文件、澄清或者修改文件及数据

资料；

(四)资格预审申请文件、投标文件、澄清或者说明文件及

数据资料；

(五)资格预审申请文件提交记录、开标记录及数据资料；

(六)资格预审申请文件的审查过程文件、评标(评审)过

程文件及数据资料；

(七)资格预审结果通知书、中标候选人公示、中标(成交) 结果公示(公告)及数据资料；  (八)中标(成交)通知书及数

据资料；

(九)交易现场见证文件及数据资料、音视频资料；

(十)法律法规规定的其他文件及数据资料。包括但不限于

磋商、谈判、单 一 来源采购协商过程的音视频资料。

第 十 条  电子档案管理系统按照统 一 编码规则编制档号。电 子档案所含电子文件应与文件目录、交易行为、处理时间等元数

据进行关联。

第 十 一 条 电子档案管理系统在档案归档完成后，自动生成

电子档案名称，名称应能反应出项目类型、交易方式和交易平台。

第 十 二 条  电子档案管理系统对所归集电子文件自动进行 检测和鉴定。对检测鉴定发现归集错漏的电子档案，应当及时进

行追溯、补正，无法补正的应在电子档案管理系统中注明原因。

第 十 三 条  电子档案采取云存储方式进行存储。

第 十 四 条  电子档案每满2年进行 一 次抽样机读检验，抽样

率不低于10%,对发现的问题要及时采取相应措施予以解决处理。

第 十 五 条  电子档案应当在相关软硬件系统更新和文件格 式淘汰前，对电子文件格式进行更新转换，必要时可在确保数据 安全的情况下进行迁移，并保证转换或迁移后与新系统兼容良

好 。

第 十 六 条  电子档案保存期限执行有关法律法规和行政监 管部门规定。没有明确规定档案保存期限的，保存期限自交易结

束之日起，音视频档案不少于6个月，电子文档不少于15年。

第十七条  有关单位、个人因工作需要查阅电子档案的，按

照《兰州市公共资源交易中心业务档案管理办法》办理查阅手续。

第十八条  任何可以接触到电子档案的单位和个人，应当严 格遵守国家有关档案工作的法律法规规定，不得擅自公开电子档

案信息，也不得将电子档案信息用于任何商业目的。

第十九条  电子档案的销毁应参照国家关于档案销毁的有 关规定与程序执行。销毁电子档案，应从在线存储设备、容灾备 份系统中彻底删除应销毁电子档案，电子档案管理系统应在管理 过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动，将被销毁电子档

案的元数据移入销毁数据库。

第二十条  国有建设用地使用权、采矿权公开出让的电子档

案管理按有关规定执行。

第二十 一 条  电子档案存储法律法规另有规定的，从其规

定。

第二十二条  本办法自印发之日起施行。

兰州市公共资源交易中心            2022年3月15 日印

共印18份